O XML (eXtensible Markup Language) é uma linguagem de marcação usada para estruturar e armazenar dados de forma organizada. No contexto da nota fiscal eletrônica, o XML é o formato utilizado para armazenar informações de maneira digital.
Se você lida com notas fiscais eletrônicas, compreende a importância do XML da nota fiscal em sua rotina contábil diária. Nossos especialistas da Contabilizei, o maior escritório contábil do Brasil, explicarão mais detalhadamente neste conteúdo.
- O Que é o XML da Nota Fiscal Eletrônica?*
Para compreender o XML da nota fiscal eletrônica, é importante contextualizar a nota fiscal eletrônica (NF-e) como um documento fiscal emitido e armazenado digitalmente para documentar operações envolvendo mercadorias ou serviços.
O XML da NF-e abriga todas as informações referentes à operação, incluindo dados do emissor e do destinatário, descrição de produtos ou serviços, valores, impostos e outros detalhes.
O XML da NF-e é gerado pelo emissor da nota fiscal eletrônica, que pode ser uma empresa ou um sistema de emissão de notas fiscais. Esse arquivo é transmitido à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado emissor, que valida as informações e emite um protocolo de autorização.
É fundamental lembrar que o XML da nota fiscal é um documento digital com validade jurídica, assegurada pela assinatura do emissor e pela autorização da SEFAZ. Deve ser armazenado de acordo com a legislação fiscal para fins de fiscalização.
- Como Obter o XML de uma Nota Fiscal?*
Para obter o XML de uma nota fiscal, você precisa acessar o sistema ou plataforma onde a nota foi emitida. Empresas que emitem notas fiscais eletrônicas geralmente possuem um sistema próprio ou utilizam um software de gestão para emissão e armazenamento.
A partir desse sistema, você pode localizar a nota fiscal desejada e obter o XML. Geralmente, há uma opção para consultar as notas emitidas ou recebidas, permitindo filtrar por data, número da nota fiscal e outros critérios.
Clientes da Contabilizei podem emitir suas notas fiscais eletrônicas para serviços usando nosso emissor gratuito de NFS-e, integrado à contabilidade online.
Outra opção é baixar os XMLs das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) diretamente pelo Portal Nacional da NFe. Para isso, é necessário ter um Certificado Digital e seguir alguns passos:
- Acesse o Portal Nacional da NFe;
- Selecione “Consultar NFe”;
- Insira a chave de acesso da nota fiscal desejada (44 dígitos);
- Complete o captcha e clique em “continuar”;
- Após carregar as informações, clique em “download do documento” e insira o Certificado Digital para baixar o XML.
A Contabilizei oferece aos clientes um emissor de nota fiscal eletrônica em uma plataforma online integrada à gestão de notas fiscais.
- Como Usar o XML da Nota Fiscal?*
O uso do XML da nota fiscal varia conforme a finalidade e necessidade de cada pessoa ou empresa. No entanto, existem maneiras comuns de utilizá-lo no dia a dia:
- Para Arquivamento: O XML deve ser arquivado de acordo com a legislação fiscal vigente. Mantê-lo em local seguro e de fácil acesso é importante, pois pode ser solicitado em fiscalizações ou auditorias.
- Para Envio ao Contador: Se você tem um contador responsável pela sua contabilidade, é comum enviar os XMLs das notas fiscais emitidas e recebidas para que ele possa realizar a escrituração contábil e cumprir obrigações fiscais.
- Para Integração com Sistemas: O XML pode ser usado para integrar sistemas de gestão, como ERPs ou softwares de controle financeiro. Essa integração automatiza o lançamento de notas fiscais e facilita o controle das operações.
- Para Consulta de Informações: O XML contém todas as informações da operação, incluindo dados do emitente e destinatário, descrição de produtos ou serviços, valores e impostos. Se necessário, você pode abrir o XML em um editor de texto ou usar programas específicos para visualizar o conteúdo.
É essencial lembrar que o uso do XML da nota fiscal deve estar em conformidade com as normas e regulamentações fiscais vigentes.
- Como Gerar uma Danfe a Partir do XML?*
A Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma versão simplificada da NF-e, usada para acompanhar o transporte de mercadorias. A Danfe não substitui a NF-e, que possui validade legal assegurada pelo XML e
autorização da SEFAZ.
Se deseja gerar uma Danfe a partir do XML da nota fiscal, você pode usar software ou serviço específico para essa finalidade, disponíveis no mercado, tanto gratuitos quanto pagos.
Outra opção é utilizar o próprio emissor do estado, que oferece a funcionalidade de gerar a Danfe diretamente em seus sites estaduais, usando o XML da NF-e. Basta acessar o site da SEFAZ do seu estado e procurar por essa opção.
Ao usar software ou serviço para gerar a Danfe a partir do XML, geralmente é necessário importar o arquivo XML e seguir as instruções do sistema. O software extrairá as informações do XML e gerará um documento em formato PDF, pronto para impressão e uso como Danfe.
Lembre-se de que, ao utilizar ferramentas externas ao software que emitiu a nota fiscal, você compartilha informações da nota fiscal com terceiros, o que deve ser feito de forma segura e em conformidade com a legislação vigente.
